„Stell Dir vor, die nächste Präsentation steht an. Du weißt, es geht um die Wurst. Wieviel Zeit nimmst Du Dir, um Dich vorzubereiten?“ Präsentationstraining, erster Tag. Es ist Freitagvormittag.

„Wir haben oft nur wenig Zeit, um unsere Präsentationen vorzubereiten.“
„Ich bin für die Präsentation nur verantwortlich, präsentiere aber nicht selbst.“
„Ich bereite mich nie vor. Spontan ist das neue authentisch.“

Erkennen Sie sich in einer der Aussagen wieder. Vielleicht bereiten Sie sich auch schon gründlich vor.

Sie erfahren in diesem Artikel, wie Sie sich mit einem übersichtlichen Arbeitsblatt in wenigen Minuten gut vorbereiten. Die Folge sind packende Präsentationen und Botschaften, die haften bleiben.

Prä·sen·ta·ti·on, Substantiv, feminin [die]

Öffentliche Dar-, Vorstellung von etwas. Wahrscheinlich präsentieren Sie, um andere Menschen

• zu informieren
• zu motivieren oder um ihnen etwas
• zu verkaufen.

Mir ist wichtig, dass Ihr Publikum aufmerksam ist und sich an Ihre Botschaft erinnert. Einigen von uns gelingt das sehr gut. Andere würden sich den eigenen Vortrag nicht ansehen wollen.

Das Wichtigste zuerst

Inspiriert durch das Buch Business Model Generation von Alexander Osterwald und Yves Pigneurarbeite ich in Workshops und Coaching mit einem einfachen Arbeitsblatt, dem PREP-Template.

Zusammen mit diesem Artikel habe ich es für Sie überarbeitet. Sie beantworten sich damit schnell die wichtigsten Fragen, um Ihr Publikum mitzureißen. Laden Sie sich hier die neuste Version runter. 

Das PREP-Template

Auf dem Blatt finden Sie drei Kernbereiche

• Botschaft
• Publikum
• Organisation

Was haben Sie zu sagen?

Wie gut können Sie Ihre Präsentation in einem Satz zusammenfassen? Das ist die Idee der Kernbotschaft. Für mich ist das die Basis, auf der Sie Inhalt, Struktur und Inszenierung aufbauen.

Eine klare Botschaft bietet Ihnen gleich zwei Vorteile:

1. Sie dient Ihnen als roter Faden und schafft Klarheit. Je klarer die Botschaft für Sie ist, umso leichter verstehe Sie Ihre Kunden.
2. Zweitens sparen Sie sich viel Zeit. Sie brauchen sich bei jeder Idee oder Folie nur zu fragen: „Unterstützt das meine Kernbotschaft?“ Ist die Antwort ja, bleibt die Idee drin. Bei einem nein, Sie wissen schon…

Wenn ich nach Ihrem Vortrag nur einen Satz mitnehme, welcher könnte das sein? Vielleicht denken Sie: „Das sieht nach Arbeit aus.“ Auf den ersten Blick mag das so aussehen. Allerdings lohnt es sich.

Eine klare Kernbotschaft bleibt leicht haften und … wird weiter erzählt. Denken Sie an

• Apple reinvent the phone
• Yes we can und von mir aus auch an
• Wir schaffen das.

Wenn Sie den Kern Ihrer Botschaft klar definiert haben, sind Sie Ihren nächsten standing ovations schon ein ganzes Stück näher.

Der Ruf des Abenteuers

Was ist das Ziel Ihrer Präsentation? Im Storytelling sprechen wir vom Ruf des Abenteuers. Der Protagonist hat einen Traum, den er oder sie erreichen möchte.

Was möchten Sie mit Ihrer Präsentation erreichen? Was soll hinterher anders sein?  Welche Veränderungen möchten Sie bei Ihren Kunden wahrnehmen? Je klarer Sie das auf den Punkt bringen, umso besser.

Dieser Blogartikel könnte folgende Ziele haben:

• Sie wissen, wie Sie das Template für Ihre Vorbereitung einsetzen können.
• Sie haben einen Eindruck davon, wie hilfreich dieses Template für Sie ist.
• Sie halten zukünftig spannendere Präsentationen und Ihre Ideen bleiben haften.

Gestatten: Ihre Kunden

Weiter geht es mit dem wichtigsten Element Ihrer Präsentation: Ihren Kunden. Ich hoffe, das war jetzt nicht zu enttäuschend. Sie sind natürlich auch wichtig. Nur, für wen präsentieren?

Lernen Sie Ihr Kunden möglichst genau kennen, damit Ihre Botschaft auch wirklich ankommt. Hilfreiche Fragen können sein:

• Wie groß ist die Gruppe? Wer genau wird im Publikum sitzen?
• Was ist der kleinste gemeinsame Nenner?
• Welche Ansprache passt zum Anlass?
• Welche Kenntnisse können Sie voraussetzen?
• Wie aufnahmefähig sind die Zuhörer?
• Gab es schon andere Präsentationen an dem Tag?
• Wie wird sich das Leben Deines Publikums verändern?
• Mit welchen Widerständen kannst Du rechnen?
• Was sollen Sie am Ende tun, was sind die nächsten Schritte?

„Wozu soll Euch jemand zuhören und wie verbessert sich das Leben Deiner Kunden durch Dich?“ frage ich in die Runde. „Das ist eine verdammt gute Frage.“ antwortet einer der Teilnehmer.

Und die Antwort kann darüber entscheiden, ob Ihre Präsentation ein Karriereknick oder Karrierekick wird.

Michael, was ist, wenn mir nicht alles Informationen vorliegen?“ Das kann vorkommen. Dann können Sie zumindest auf Ihren Erfahrungen aufbauen und mögliche Erwartungen vermuten.

Das ist auf jeden Fall besser, als die Folien vom letzten Vortrag zu nehmen und den Namen des Kunden zu ändern. Aber das würden Sie nie tun, nicht wahr?

„Alles eine Frage der Organisation“

Im letzten Punkt dreht sich alles um organisatorische Dinge wie den Raum, Medien und die Zeit.

Der Ort des Geschehens

Wenn ich eins gelernt habe, dann: Mach Dich vorher mit dem Raum vertraut. Wenn es möglich ist, schauen Sie sich den Raum vorher an, in dem Sie präsentieren.

2009 wurde ich von einem Verband als Abschlussredner einer Tagung gebucht. Natürlich gab es ein ausführliches Briefing. Natürlich wurde alles schriftlich bestätigt. Natürlich kam alles anders…

Der Raum war viel größer und hatte eine fürchterliche Akustik. Die Technik funktionierte nicht und ich musste ohne Mikro sprechen. Die Bestuhlung war komplett anders und ich stand mitten in einem U von gefühlt 30 x 40 Metern. Selten habe ich mich so weit weg von meinen Zuhörern gefühlt. Blöd gelaufen.

Wäre ich am Abend vorher dort gewesen, hätte ich genügend Zeit gehabt, mich darauf einzustellen. Das ist mir danach nie wieder passiert.

Ein Bild sagt mehr als 100 Folien

In vielen Unternehmen sind Programme wie Power-Point, Keynote oder Prezi der Standard. Schön und gut. Vielleicht bieten sich bei Ihrem Thema auch andere Möglichkeiten an. Fragen Sie sich:

• Was unterstützt die Botschaft am besten?
• Welche Hilfsmittel benötige ich, um meine Ideen zu vermitteln?

Manchmal reicht schon ein Flipchart oder gutes Storytelling, um Ihren Punkt zu machen. Und denken Sie immer an einen Plan B. Haben Sie dir Präsentation auf einem Stick oder in der Cloud, falls etwas mit dem Rechner ist? Sind die Arbeitsblätter schon ausgedruckt? Überlegen Sie einmal, was alles schiefgehen kann, damit Sie für alles gewappnet sind.

Zeit ist relativ

„Wie viel Zeit wenden Sie auf, um eine Präsentation einzuüben, bei der viel auf dem Spiel steht?“wurden leitende Angestellte befragt. Nur jeder Vierte hatte mehr als 2 Stunden Zeit. Jeder Achte antwortete: Ich habe selten Zeit, überhaupt eine Präsentation einzuüben.“
(Quelle Nancy Duarte: resonate).

Wie können Sie also ein Gefühl dafür bekommen, wie lange Sie brauchen? Sie können es sich wahrscheinlich schon denken: üben! Teilen Sie Ihre Präsentation in einzelne Blöcke auf, üben Sie laut und stoppen Sie die Zeit. So können Sie souverän auf Änderungen reagieren.

Im Februar 2016 war ich für einen 90-minütigen Vortrag bei einem Kick-Off gebucht. Kurz vor meinem Start sagte der Veranstalter: „Unser CEO hat stark überzogen. Können Sie die Message auch in 60 Minuten rüberbringen?“ Natürlich konnte ich.

Wenn Ihr Timing gut ist, können Sie auf kurzfristige Änderungen souverän reagieren, ohne Ihre Botschaft zu verwässern. Keiner weiß, was Sie nicht gesagt haben.

Jetzt sind Sie dran

„Das war jetzt echt hilfreich. Mit dem Blatt fällt es mir leichter die Perspektive des Zuhörers einzunehmen. Das hat die Idee für meine Präsentation schon jetzt verändert.“ sagte eine Teilnehmerin am Ende der Übung. Wie ist das bei Ihnen?

Laden Sie sich hier das Template runter, um Ihre nächste Präsentation leichter und schneller vorzubereiten.

Schreiben Sie mir gern Ihre Erfahrungen und hinterlassen Sie einen Kommentar. Ich freue mich auf Ihre Meinung. Vielen Dank, dass Sie zu meinen Lesern gehören.